Nyt fra IT-konsulenten
Indlæg ved Distriktsmøde, Nyborg Strand den 3. oktober 2009
Nu står jeg her igen – efter et år, hvor der igen er sket lidt inden for IT. Jeg skal jo i dag aflægge beretning for det sidste halve år, og det har stået i mødekalenderens tegn.
Som det nok er alle bekendt, er det lykkedes at få mødekalenderen på IW Danmarks hjemmeside færdigt, dvs. alle klubber nu kan bruge online til- og framelding. Det er et tilbud, som det står de enkelte klubber frit for at benytte, men jeg vil da ikke undlade at sige i dag, at jeg synes, det er et godt tiltag, som er nemt for klubberne at bruge.
Jeg har sendt mail ud om mødekalenderen til alle Distrikt 44’s klubbers: Præsidenter, sekretærer, klubmestre og klubwebmastere, for så tænkte jeg, at i hvert fald én person fra hver klub ville modtage nyheden – og det var vist en god ide, for af de godt 30 klubbers repræsentanter fik jeg faktisk 15-20 mails tilbage med besked om, at den mail-adresse, jeg havde sendt til, ikke eksisterede! Det er ikke så godt. Der er faktisk også personer på de pågældende poster, der slet ikke har angivet en mail-adresse i Medlemsregisteret. Det er heller ikke så godt! Det er faktisk meget vigtigt, at Medlemsregisteret altid er ført ajour, og da ikke mindst for de her nævnte personer. Vi bruger jo dataene i Medlemsregisteret til at sende mails ud fra Distriktsbestyrelsesmedlemmerne til de pågældende poster i klubberne, og så er det jo rarest, at der for det første er en mailadresse, og for det andet at e-mail adressen så er korrekt!
Derfor en opfordring til lige at tjekke, om diverse data i Medlemsregisteret er korrekte!
Nå, tilbage til mødekalenderen. Jeg sendte med før omtalte mail vejledninger ud til alle klubber vedrørende dels det menige medlems brug af online til- og framelding, og dels vedrørende oprettelse af møder, som medlemmerne så kan framelde sig eller tilmelde gæster osv. Og jeg har ikke hørt andet, end at vejledningerne er brugbare. De kan i øvrigt findes på Inner Wheel Danmarks hjemmeside bag login. Som tidligere står jeg til rådighed for klubberne, hvis der skulle være brug for det.
Vedrørende mødekalenderen kan jeg se, at der er hele 20 klubber, der ikke benytter den. Selvfølgelig ved jeg godt, at det er et tilbud – men det er et godt tilbud, og derfor vil jeg gerne gennemgå mødekalenderen her.
Distriktspræsidenten har bedt mig sige lidt om de formularer, vi bruger til
forskellige registreringer. Vi har 5 af slagsen, og de findes på IWD’s
hjemmeside, bag login, hvor I skal vælge formularer fra Distrikt 44, fordi der
så automatisk bliver sendt en kopi af formularen til rette vedkommende
(distriktskasserer eller distriktssekretær):
- Formular 1 bruges til ændring af medlemmernes data – den skal I ikke bruge (det er meget nemmere – for os – hvis I gør det direkte i Medlemsregisteret)
- Formular 2 bruges registrering af kommende bestyrelser samt til rettelser af oplysninger om klubben, f.eks. mødested og mødetid.
- Formular 3 bruges til udmeldelser, overflytninger og dødsfald
- Formular 4 bruges til indmeldelse af nye medlemmer
- Formular 5 bruges til bestilling af udenlandske publikationer og Directory
I forbindelse med dette Distriktsmøde har jeg været på en rundtur rundt på Distriktets hjemmesider. Det ser faktisk ikke så tosset ud. Faktisk så er 25 ud af 32 klubber godt med, idet deres hjemmesider er opdateret. Der er nogle klubber, hvor hjemmesiderne ikke er ajourført, og for de klubbers vedkommende har jeg kontaktet den webmaster, som jeg (eller min forgænger) har haft kontakt til og tilbudt hjælp. Det vil jeg gerne gentage i dag. Hvis grunden til, at klubben ikke har en ajourført hjemmeside er, at man ikke p.t. har en webmaster, vil jeg gerne hjælpe og føre siden ajour med f.eks. program og bestyrelse osv. Men jeg vil også gerne hjælpe med et lille kursus og opfølgningsdag, hvis der er interesse for det. Her i foråret har jeg holdt et par kurser, men desværre kunne opfølgningsdagen ikke gennemføres på grund af konfirmationsweekender, ferier osv. Forhåbentlig kan en opfølgningsdag gennemføres inden længe – jeg vil i hvert fald tilbyde en opfølgningsdag, så må vi jo se, om der er tilslutning til den.
Vedrørende upload af månedsbreve kan jeg sige, at det kun er 3 klubber, der ikke er ajour og dermed har uploaded månedsbrevet i september måned, så det er faktisk kun et par måneders breve, de 3 klubber mangler at uploade. Jeg har også kontaktet de klubber, så jeg håber, at de sidste breve enten er uploaded eller bliver det snart. MEN: Det kniber mere med at huske at navngive dem på en ensartet måde:
2009-10_mb0102.doc
2009-10_mb03.doc
osv.
Derfor denne reminder til alle sekretærer: Vil I godt være venlige at navngive jeres månedsbreve som anført, - det gør arbejdet nemmere, når alle månedsbreve skal kopieres til Landsarkivet. Husk, at 3 minutter ikke skal være i et separat dokument, og vær venlig ikke at bruge æ, ø og å i navnet. Endelig vil jeg også gerne opfordre til, at I gemmer i Word 2003-format – dvs. ikke i .docx format, for der findes faktisk stadig nogen, der ikke kan åbne disse filer. I kan jo lige gå ind på hjemmesiden og se, om jeres klub ”gør det rigtigt”.
Jeg har nævnt det før, men gør det lige igen: I min klub, Brønderslev, har vi indført et punkt i lighed med 3 minutter, månedsbrevsgennemgang og dagens digt, nemlig ”Nyt fra Web”. Dvs. at et medlem til hvert møde kigger på egen klubs, distriktets, den nationale hjemmeside og andre klubbers hjemmesider for at se, om der skulle være nye interessante ting. Det er der som regel! Se også på den internationale side og læs om, hvad der foregår i andre landes klubber.
Til sidst vil jeg sige, at I bare skal blive ved med at kontakte mig, hvis der er noget, jeg kan hjælpe med. Det skal jeg forsøge efter bedste evne!
Birte Holst Andersen
IT-konsulent, Distrikt 44